Управління проєктами — це не лише про плани й таски. Це про людей, які щоранку обирають: закрити завдання або відкласти ще на день. І якщо команда регулярно не виконує дедлайни — проблема глибша, ніж здається на перший погляд.
На практиці це виглядає знайомо:
Але правда в тому, що проблема не тільки в людях. Вона в системі управління.
ІТ-проєкти, креативні задачі, стартапи — де немає системного підходу в менеджменті, завжди з'являються типові помилки:
✔ Завдання оцінюються "на око", без буфера ризиків
✔ Команда не розуміє, чому саме ці строки важливі
✔ Немає проміжних контрольних точок — тільки "побачимось на фініші"
✔ Фокус тільки на термінах, а не на реальному обсязі роботи
Результат? Факапи стають нормою. І починаються "форс-мажори", яких можна було уникнути.
Такі ситуації — типовий приклад того, чому ризики в ІТ-проєктах треба передбачати на етапі планування. Саме тут починається справжнє управління ризиками в проєкті.
Ось кілька технік управління, які я використовую на своїх проєктах:
1. Плануйте не строки, а контрольні події
Не "до 15 травня має бути готово", а "до 10 травня — перевірка макетів, до 13 — узгодження правок".
Так команда бачить не абстрактну дату на горизонті, а конкретні кроки тут і зараз. Управління ризиками в проєкті починається саме з цього — розкласти "фінал" на маленькі шматочки.
2. Визначайте "червоні прапорці"
Впишіть у план явні сигнали, що щось іде не так:
✔ Завдання зависло більше ніж на 2 дні без коментаря
✔ Немає фідбеку за проміжний етап
✔ Людина не виходить на зв'язок у визначений день
Це базова практика ризик-менеджменту. Не чекати катастрофи, а вловити її симптоми.
3. Делегуйте відповідальність за строки
Помилка багатьох менеджерів: думати, що строки — їхній біль.
Правильніше — зробити строки спільним обов'язком. "Ок, ти береш завдання. Ти ж і слідкуєш, щоб вкластися". (А я — поруч, якщо щось піде не так.) І це не жорсткість, це довіра.
✔ Створити збірку сценаріїв: якщо не встигаємо, план Б і С
✔ Підіймати проблему відразу, а не тоді, коли вона з’їла весь таймлайн
✔ Не забувати, що мотивація теж частина управління проєктами
У зривів рідко буває одна причина. Зазвичай це клубок: трохи планування, трохи комунікації, трохи культури команди.
І ще один момент, який часто ігнорують: люди не зривають строки навмисно — вони часто не розуміють контекст.
Коли дизайнер не знає, що його макет іде у продакшн у день X — йому не болить, якщо буде готово на день пізніше. Коли розробник не бачить, що затримка фічі валить маркетингову кампанію — він не відчуває відповідальності.
Тому одна з ключових практик, яку я використовую — "контекст до строків".
Перед кожним етапом команда має розуміти:
✔ Чому саме ці дедлайни
✔ Що залежить від їх дотримання
✔ Які ризики відкриються при затримці
Це не займає багато часу, але кардинально змінює ставлення. Бо відповідальність з’являється там, де з’являється сенс.
Не чекати чудес. А будувати управління проєктами через прозорі кроки, ясну відповідальність і вчасну комунікацію.
Бо системний підхід в менеджменті — це не тільки про таблиці і таск-трекери. Це про те, як ти ведеш свою команду: через довіру, структуру і розуміння реальних ризиків.
Ці принципи я впроваджую щодня з командами на своїх проєктах і в навчанні менеджерів в I-PM Education.
Там ми розбираємо реальні кейси, будуємо робочі системи управління проєктами та вчимося уникати типових помилок в управлінні проєктами через практичний підхід.